Fermeture estivale : anticipez vos obligations sociales

Vous en rêviez… Quelques jours de repos bien mérités ! Mais en tant que chef d’entreprise, vous devez satisfaire à un certain nombre d’obligations avant de quitter (temporairement) le navire. De même, quand votre gestionnaire de paie part en vacances, vous devez savoir quelles formalités remplir.

Les entreprises sont liées toute l’année par un calendrier social qu’il convient de respecter sous peine de sanctions financières.

Tous les mois, le chef d’entreprise ou la personne qui gère les paies au sein de l’entreprise (gestionnaire de paie, conjoint-e collaborateur-trice, comptable) doit établir les salaires, procéder à leur règlement, envoyer les déclarations sociales, régler les charges sociales.

La fermeture estivale ne suspend pas les échéances habituelles et délais légaux. Ainsi, en cas de non-respect des délais, l’employeur risque des pénalités de retard...

S’y prendre à temps, mais quand ?

"D’une manière générale, la seule solution pour être dans la légalité de ne pas s’y prendre au dernier moment, donc d’anticiper", prévient Anne-Laure Gerome, experte juriste chez Sadec-Akelys. Ce leitmotiv vaut tant pour l’établissement des fiches de paie et leur paiement que pour les DSN ; mais cela vaut également en cas d’événement exceptionnel.

"L’employeur est lié par une relation contractuelle avec le salarié : le salarié fournit un travail que l’employeur, en contrepartie, doit rémunérer. Cette obligation de rémunération répond à une obligation de périodicité, sous peine de sanction"

A titre exceptionnel, pour être sûr de payer votre personnel à temps, vous pouvez établir les fiches de paie en avance et reporter sur le mois suivant tout ou partie des éléments non disponibles. Il est ainsi possible de différer d’un mois des paiements non estimables,  tels que les heures supplémentaires, les primes ou, comme par exemple dans le cas des coiffeurs, la partie correspondant à la rémunération au chiffre d’affaires. Vous pouvez aussi verser un acompte sur ces éléments et régulariser sur la paie du mois suivant.

"Il ne faut pas omettre le virement des salaires : la personne en charge de ce virement n’est pas nécessairement celle qui établi les bulletins de paie", ajoute Anne-Laure Gerome. D'où l'importance d’anticiper les ordres de virement.

Anticipez aussi les DSN

L’employeur est également soumis à plusieurs obligations de déclarations concernant les salariés qu’il emploie. Ces déclarations permettent aux organismes fiscaux et sociaux de déterminer les droits des salariés et de calculer les taux de cotisation applicables aux entreprises.

La DSN, reflet de chaque période de paie, intervient à une fréquence mensuelle. Les DSN peuvent ainsi être déclarée immédiatement à l’issue des paies : la DSN du mois de juillet pourra être transmise dès que la paie du mois de juillet est finalisée sans attendre le mois d’août. Les paiements des charges seront alors débités aux échéances habituelles, même si la DSN est déposée de manière anticipée.

Cependant, il faut rester vigilant jusqu’au bout, l’envoi ne doit pas se faire la veille du départ en congés : il faut s’assurer que la DSN a été acceptée par tous les Organismes. En cas de rejet, dû à une erreur, vous devez rectifier le document et le renvoyer. Pour bien anticiper, il est conseillé de transmettre la DSN 3 ou 4 jours avant le départ en congés.

Mais la DSN peut aussi intervenir lors d’un événement particulier : on parle alors de "DSN événementielle".

Cas des imprévus (DSN événementielles)

Arrêt de travail, fin de contrat, embauche : dans ce cas de figure, l’employeur est tenu d’établir une DSN événementielledans les 5 jours qui suivent l’événement.

Comment parer à l’imprévisible ? Chaque événement exceptionnel doit faire l’objet d’une organisation particulière...

• Que faire en cas d’embauche ou de sortie ?

Dans la mesure du possible, il faut anticiper l’embauche avant le départ en congé ou la repousser au retour. Mais en cas d’embauche imprévue et nécessaire, le minimum est requis pour ne pas être accusé de travail dissimulé : déclaration d’embauche par l’envoi d’une DSN événementielle et contrat de travail.

De même la fin de contrat ne peut parfois pas être anticipée, là encore il faut faire le minimum : solde de tout compte et documents de fin de contrat, tels que l’attestation Pôle emploi, qui doivent être transmis au salarié. Ne pas omettre de transmettre la DSN événementielle.

"L’employeur doit obligatoirement mettre en place un 'relai' pendant son absence ou celle de la personne habituelle qui gère ces événements (embauche extérieure en remplacement, salarié des services ressources humaine, comptable)", précise Anne-Laure Gerome. "Attention, ce relai qui pourra effectuer les déclarations ne pourra pas forcément signer les documents tels que contrat de travail ou attestation Pôle emploi. L’employeur doit au préalable donner mandat au signataire", note l'experte.

Note : dans le cas d’une fin de contrat, la DSN doit être faite dans le 5 jours, sauf pour les contrat saisonniers et contrats d’usage. Dans ce cas, il est possible de déclarer la fin de contrat avec une DSN mensuelle.

• Que faire en cas de maladie ou accident de travail / trajet ?

En cas de manquement à la DSN événementielle en cas de maladie ou accident, l’employeur peut parfois risquer gros.

Par exemple : un accident de travail ou un arrêt maladie n’a pas été déclaré dans les 5 jours qui suivent l’événement. De fait le Salarié ne touche pas ses indemnités de Sécurité sociale. L’Employé peut se retourner contre l’Employeur en invoquant un manquement à ses obligations et en insistant sur le préjudice financier qu’il subit.

Des règles de substitution existent : il est possible d’appliquer le principe de subrogation en avançant les indemnités de la sécurité sociale. La DSN événementielle ne sera pas à faire dans les 5 jours.

En revanche, la déclaration d’accident de travail ou de trajet doit être faite dans les 48 heures suivant la connaissance de l’accident. L’employeur doit prévoir une solution : disponibilité de celui-ci ou désigner une personne compétente.

"L’employeur doit également s’assurer de la sécurité et de la santé de ses salariés. Il demeure responsable de tout incident survenant dans son entreprise pendant son absence", développe Anne-Laure Gerome. L’anticipation de cette obligation se fait alors tout au long de l’année par des actions de prévention et de formation.

 www.sadec-akelys.fr