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En pratique

Fermeture estivale : anticipez vos obligations sociales

Fermeture estivale, congés divers... Pour partir l'esprit libre, pensez à anticiper l'envoi des paies et DSN, et à vous organiser face aux imprévus.
Chefs d’entreprise, vous prenez des congés ? Paie, déclaration sociale nominative (DSN) : pour partir l’esprit serein, il vous faut rigoureusement remplir certaines obligations. Le point avec Nicolas Amblard, juriste en droit social au cabinet d’expertise-comptable Sadec-Akelys. 

Vous en rêviez… Quelques jours de repos bien mérités ! Mais en tant que chef d’entreprise, vous devez satisfaire à un certain nombre d’obligations avant de quitter (temporairement) le navire. De même, quand votre gestionnaire de paie part en vacances, vous devez savoir quelles formalités remplir.

"Que l’entreprise ferme ou non, l’employeur a deux principales obligations : établir les salaires pour payer les salariés à date fixe et envoyer les déclarations sociales nominatives (DSN) avant le 5 ou le 15 du mois, selon la taille de l'entreprise", rappelle Nicolas Amblard

En effet, la fermeture de l’entreprise ou le départ en congés de la personne qui gère les paies (entrepreneur, conjoint-e collaborateur-trice, comptable) ne dispense pas de l’envoi, dans le délai légal, de la DSN mensuelle. En cas de non-respect des délais, l’employeur risque des pénalités de retard.

S’y prendre à temps, mais quand ?

Pour être dans les clous, une seule solution, prévient Nicolas Amblard : "ne pas attendre le dernier moment". Ce leitmotiv vaut tant pour l’établissement des fiches de paie que pour les DSN. 

D’abord côté paie : à titre exceptionnel, pour être sûr de payer votre personnel à temps, vous pouvez établir les fiches de paie en avance et reporter sur le mois suivant tout ou partie des éléments non disponibles. Il est ainsi possible de différer d’un mois des paiements non estimables,  "tels que les heures supplémentaires, les primes ou, comme par exemple dans le cas des coiffeurs, la partie correspondant à la rémunération au chiffre d’affaires". Vous pouvez aussi verser un acompte sur ces éléments et régulariser sur la paie du mois suivant.

"Dans la foulée, dès que la paie du mois est faite, anticipez la DSN". A titre d’illustration, l’expert conseille de déposer sa DSN de juillet dès que la paie de juillet est réalisée, sans attendre le mois d’août. La régularisation pourra être faite si besoin lors de la paie et de la DSN du mois suivant.

En somme, il n’est possible d’anticiper que d’un mois sur l’autre, pour une raison simple d’organisation des administrations : la DSN intervient à une fréquence mensuelle,  tout comme la paie, dont elle est "le reflet", résume l’expert. 

Mais la DSN peut aussi intervenir lors d’un événement particulier : on parle alors de DSN "événementielle"

Cas des DSN événementielles

Arrêt (ou reprise anticipée) de travail, fin de contrat, congé maternité : dans ces cas de figure, l’employeur est tenu d’établir une DSN événementielle dans les 5 jours qui suivent l’événement. Or, comment parer à l’imprévisible ? "Il faut mettre en place une organisation qui permette de faire la DSN ou de s’en exonérer, car dans certains cas, c’est possible", répond Nicolas Amblard.

"Si l’entreprise ne ferme pas, mais que l’employeur a besoin de recruter quelqu’un en l’absence du gestionnaire de paie, il faut tout de même pouvoir établir une déclaration d’embauche et un contrat de travail… Il faut faire le minimum du minimum pour ne pas risquer d’être accusé de travail dissimulé et se protéger en cas d'accident de travail", souligne l'expert. 

La première solution est de se montrer autonome et d’anticiper les contrats. "Si vous envisagez de recruter quelqu’un, il faut au minimum savoir comment faire une déclaration d’embauche", conseille le juriste. N’hésitez donc pas à demander à votre gestionnaire de paie de vous former. Lorsqu’on a déjà confié sa paie à un cabinet d’expertise-comptable, ce dernier peut aussi assurer le suivi des DSN événementielles.

Autre bonne pratique : privilégier les contrats de courte durée, pour y voir plus clair à votre retour. "Si on veut embaucher quelqu’un sur une courte période, mais que le comptable est en congés, on a plutôt intérêt à attendre un peu ou à le prendre en intérim, pour être sûr d’être dans la légalité", précise ainsi Nicolas Amblard.

En cas de manquement à cette DSN événementielle, l’employeur peut parfois risquer gros. Par exemple, si un accident de travail ou un arrêt maladie n’a pas été déclaré dans les 5 jours qui suivent l’événement et que le salarié ne touche pas ses indemnités de Sécurité sociale, il peut se retourner contre son employeur en invoquant un manquement de l’employeur à ses obligations et un préjudice financier. 

Mais là encore, des règles de substitution existent. "On peut se dire qu’en cas d’absence du salarié, on ne va pas porter son absence sur le mois en cours, mais on va attendre la paie du mois suivant", explique l’expert. Il est aussi possible d’appliquer le principe de "subrogation", en avançant les indemnités de Sécurité sociale. "A partir du moment où on ne retire pas d’argent sur sa paie, on est dispensé d’envoyer la DSN événementielle dans les cinq jours". De son côté, la Caisse d’assurance maladie a le temps de traiter le dossier. 

Note : dans le cas d’une fin de contrat, la DSN doit être faite dans les 5 jours, sauf pour les contrats saisonniers et contrats d’usage. Dans ces cas, il est possible de déclarer la fin de contrat avec une DSN mensuelle.

Soyez attentif jusqu’au bout !

Avant de partir en vacances, il vous reste une étape… Car il ne suffit pas d’envoyer la DSN : vous devez aussi en assurer le suivi. En cas de rejet dû à une erreur, vous devez rectifier le document et le renvoyer. 

Cette règle vaut d’autant plus si vous anticipez la paie et la DSN du mois suivant : "pour pouvoir faire une DSN, il faut impérativement que celle du mois précédent ait été transmise et acceptée", rappelle Nicolas Amblard.

Pour bien anticiper, il est donc conseillé de programmer l’envoi des DSN quelques jours (3 ou 4) avant votre départ ou celui du gestionnaire de paie. Coutumiers de ces bonnes habitudes, les cabinets d’expertise-comptable savent "se caler" pour parer à toute demande de vérification ou rectification de document.

Communiquez avec votre équipe !

"En cas de report ou d’anticipation, pour éviter toute réclamation, il faut veiller à prévenir les salariés par une note de service, éventuellement liée au bulletin de paie", conseille Nicolas Amblard. Selon le niveau d’entente et l’effectif d’une entreprise, cette communication peut se limiter à un message oral.

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Nicolas Amblard est juriste en droit social et responsable des pôles sociaux au cabinet d'expertise-comptable Sadec-Akelys. Crédit photo : DR.

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