Un juste équilibre entre rigueur et souplesse

Pour un dirigeant d’entreprise, l’administratif fait partie de son quotidien. Cette fonction lui paraît parfois fastidieuse tant les tâches administratives sont nombreuses et répétitives. Elles recouvrent en effet un très large panel et leur variété dépend du type de structure et de l’activité concernée. Gestion des achats, des ventes ou prestations (bon de commande fournisseur/client, devis, factures, règlements, relances), traitement du courrier, gestion du personnel, suivi juridique, obligations fiscales et sociales sont autant de tâches finissant par prendre tout le temps disponible du dirigeant. C’est pourquoi une bonne organisation de la gestion administrative, adaptée au fonctionnement de chaque entreprise, est nécessaire Son objectif est de faire vite, bien et à coût réduit. Elle permet à l’entrepreneur de gagner en temps, en confort, en sérénité et ainsi de faire de la fonction administrative un véritable outil de pilotage et de développement de l’entreprise.

1. Classer pour anticiper

La première étape indispensable est donc de savoir organiser et planifier les missions, en tenant compte du principe qu’elles sont dépendantes les unes des autres et toutes essentielles au bon fonctionnement de l’activité. Cela nécessite tout d’abord un traitement rapide de l’information. Courriers, mails, factures ou tout autre document administratif doivent être triés et classés notamment selon l’ordre d’arrivée et en fonction du degré d’urgence. Les tâches administratives sont ainsi priorisées, leur traitement en est plus aisé et rapide. Bien évidemment, par ce classement en amont, le dirigeant gagne en efficacité et en temps. Il retrouve facilement tous les documents relatifs à la gestion de son entreprise, ce qui est utile pour répondre aux éventuelles interrogations des organismes de contrôles. Mais surtout, il parvient à anticiper et à prévoir ses obligations. Il les planifie en s’appuyant, par exemple, sur un calendrier d’échéances liées aux déclarations, aux paiements de charges et autres règlements.

2. Respecter les délais et déléguer

La deuxième étape consiste à s’accorder du temps de manière ponctuelle pour gérer l’administratif. S’imposer ce temps d’arrêt est important afin d’éviter d’être débordé et de subir des conséquences dommageables pour l’entreprise. À titre d’exemple, les règles fiscales, sociales ou juridiques auxquelles l’entreprise est soumise sont toujours assorties de délais. Le non-respect de ces délais engendre le paiement d’intérêts de retard. Ce principe vaut également pour la gestion des achats : à défaut de règlement des factures, les fournisseurs sont fondés, là aussi, à appliquer des majorations de retard.

Dans certaines circonstances, et notamment en fonction de la taille de l’entreprise, le dirigeant doit s’entourer de collaborateurs. La fonction administrative se fait autour du chef d’entreprise. Il pilote et délègue certaines tâches à des responsables intermédiaires. L’affectation des missions doit alors être claire et précise afin que chaque collaborateur ait connaissance de ses attributions et conscience de ses responsabilités. La gestion des achats peut être un exemple de délégations. Lors de la réception d’une facture, celle-ci est vérifiée par un collaborateur à l’aide du bon de commande et du bon de livraison. Ce n’est qu’après validation que son règlement pourra être effectué par le dirigeant lui-même. À ce titre, privilégier les virements et les prélèvements se révèle être un moyen efficace pour maîtriser les délais de paiement et limiter les impayés. Cela permet aussi de réduire le temps de gestion administratif. Ces délégations n’impliquent pas pour autant un désengagement du dirigeant dans la gestion de son entreprise. Bien au contraire, il conserve une vision plus générale de l’administratif. Il profite ainsi de temps complémentaire pour la mise en place de procédures plus structurées au sein des services améliorant la productivité. de son activité. et pour instaurer des stratégies de développement

3. Réactivité et suivi

Cependant l’organisation et la gestion de la fonction administrative demandent de la souplesse et de la flexibilité. En effet, les tâches administratives sont tellement évolutives qu’elles exigent du dirigeant et de son éventuelle équipe d’être réactifs. Pour répondre à cette exigence de réactivité, la troisième étape essentielle repose sur le suivi des tâches administratives. Assurer un suivi, c’est se donner les moyens de détecter rapidement les problèmes et de prendre les mesures correctives éventuelles. Pour cela, le chef d’entreprise met en place tous les indicateurs de suivi qu’il juge utiles et qui lui sont propres. Ce contrôle des opérations peut être réalisé par tout moyen et notamment par des tableaux de bord. Principalement, l’objectif est de déterminer à tout moment ce qui est dû à l’entreprise mais aussi ce qu’elle doit. Il est possible de relever, à ce propos, deux catégories de suivis : le suivi de la facturation et des règlements ainsi que le suivi de la trésorerie. La qualité du suivi des facturations et consécutivement des règlements impacte directement le délai des encaissements clients. Il modifie donc de manière considérable la trésorerie de l’entreprise. Et la trésorerie est indispensable à la survie d’une entreprise. En outre, quelle que soit la solution trouvée pour pallier un manque de trésorerie, elle est très souvent coûteuse et peut amener une entreprise à perdre son autonomie. Un bon suivi de trésorerie doit permettre d’anticiper les tensions financières.

Tous nos remerciements à Cerfrance qui nous a permis de reprendre cet article.