Déduisez vos charges avec le système de débours
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Choisir d’appliquer ou non des frais de débours
Vous avez besoin de fournitures diverses pour délivrer votre prestation ou vous déplacer pour réaliser une mission :
- vous pouvez décider de prendre en charge les équipements nécessaires au service à effectuer et ensuite les facturer à votre client dans le coût global de votre prestation ;
- ou vous pouvez demander à votre client de payer ces frais à part, en faisant établir une facture en son nom.
Le premier choix relève de la refacturation alors que le deuxième du débours (cf. Art. 267 II du Code général des impôts). Mais attention : les dépenses inhérentes à votre profession (emprunt, achat de matières premières, loyer, assurances, téléphone, frais de véhicule…) doivent rester à votre charge.
Il faut savoir qu’en tant que auto-entrepreneur, vous êtes imposé sur votre chiffre d’affaires sans prise en compte de vos frais. Opter pour le débours vous permet donc de faire baisser votre CA puisque ce type de frais n’entre pas dans votre volume d’affaires. Par conséquent, il ne fera pas partie de votre base d’imposition et des cotisations sociales.
Informer votre client
Avant de pratiquer un débours, vous devez obtenir un accord écrit du client intitulé « mandat de débours », qui précise la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué. Cela vous permettra de vous protéger en cas de contestation du client. Pour vous faire rembourser, vous devez mentionner le débours dans la facture globale de votre prestation.
Précisément, il convient de décrire, dans chaque ligne, la prestation réalisée et les débours engagés ainsi que de joindre tous les justificatifs (récépissés de paiement, tickets de caisse…). Le client devra alors procéder au remboursement des frais à l’euro près. Notez qu’il n’est pas possible de réaliser une marge sur les débours.
Enregistrer l’opération pour votre comptabilité
Vous avez intérêt à faire des copies des justificatifs et des factures afin de les garder pour votre comptabilité. En cas de contrôle fiscal, ces pièces serviront à appuyer votre livre des recettes (obligatoire pour l’auto-entrepreneur), dans lequel doit figurer le terme « débours » à côté de la somme correspondante. À la différence du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur, il n’y a pas de seuil maximum pour les frais de débours.
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