Bien déclarer ses fichiers clients-prospects

Vérifier les conditions pour bénéficier d’une procédure simplifiée

La protection de la vie privée des citoyens est la principale mission de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil)*. Cette instance, dont les pouvoirs ont été renforcés par la nouvelle réglementation européenne** sur la protection des données, édite des normes que les entreprises ont l’obligation de respecter. S’agissant des fichiers clients, la Cnil a établi la norme simplifiée N° NS-048 afin de faciliter la tâche aux commerçants, notamment ceux qui vendent en ligne. Cette norme s’applique aux traitements de données personnelles ayant pour finalités la gestion des clients, la prospection, les opérations de fidélisation, l’élaboration de statistiques commerciales, la cession, la location ou l’échange de fichiers.

Le champ d’application de la notion de données personnelles

La Cnil définit la donnée personnelle comme "toute information relative à une personne physique identifiée ou susceptible de l’être, directement ou indirectement". Ainsi, pour pouvoir bénéficier d’une procédure allégée, la donnée doit avoir été récoltée dans le cadre des opérations liées aux clients (contrats, commandes, livraisons, factures, comptabilité, programme de fidélité, etc.) et des actions de prospection (mailing, flyers, etc.). La nature des données traitées doit concerner l’identité complète du client (nom, coordonnées, date de naissance, etc.) et les informations sur ses moyens de paiement. Les informations privées attachées à la personne (numéros de Sécurité sociale ou de carte bancaire) n’entrent pas dans le cadre de la procédure simplifiée.

La Procédure simplifiée de déclaration des fichiers

Il suffit de se connecter au site de la Cnil (www.declaration.cnil.fr) et de renseigner le formulaire (numéros de Siret et APE, coordonnées...) prévu pour les déclarations simplifiées "NS-48 Fichiers clients-prospects".

Les clients répertoriés sur la liste que vous avez établie doivent le savoir car ils disposent d’un droit de rectification et peuvent refuser d’y figurer.

Attention : en cas de non-respect des règles de déclaration de fichier à la Cnil, vous risquez jusqu’à 300 000 euros d’amende et jusqu’à cinq ans d’emprisonnement***.

* Instaurée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. ** Règlement n°2016/679 Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. *** Articles 226-16 et suivants du Code pénal.