La facturation des frais de débours par les auto-entrepreneurs : comment ça marche ?
Ces frais permettent aux auto-entrepreneurs de facturer au client certains achats de matériels nécessaires à la réalisation d’une prestation.
À travers ce mécanisme, l’artisan peut, s’il est auto-entrepreneur, déduire les frais engagés au nom et pour le compte de leurs clients :
- Achat de marchandises (peinture, matériel) ;
- Achat matières premières (aliments à cuisiner pour les traiteurs à domicile, tissus) ;
- Frais de port ;
- Frais de déplacement.
Le choix de l’application des frais de débours
Les artisans sont nombreux à adopter la refacturation, qui consiste à prendre en charge les frais puis à les facturer au client dans le coût global de la prestation.
Problème : cette option ne permet pas, pour les auto-entrepreneurs, de déduire ces frais du chiffre d’affaires. Il faudra ainsi payer contributions sociales et impôts sur ces sommes.
Le débours (art. 267 II du code général des impôts) permet au contraire d’exclure ces frais de la base d’imposition, étant entendu que les dépenses inhérentes à la profession, comme l’emprunt, le loyer, les assurances, les frais de téléphone ou de véhicule, restent à la charge de l’artisan auto-entrepreneur.
Accord du client
Pour facturer spécifiquement des frais de débours, le client doit donner son accord écrit par un « mandat de débours », qui précise la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué.
Ce mandat est une précaution indispensable en cas de contestation du client et de contrôle de l’administration fiscale.
Attention : les factures des achats réalisés dans ce cadre doivent être établies au nom du client.
L’article 267 du code général des impôts exige de décrire, dans chaque ligne, la prestation réalisée et les débours engagés au centime près, ainsi que de joindre tous les justificatifs (récépissés de paiement, tickets de caisse…).
Le client devra alors procéder au remboursement des frais.
Bien évidemment, il n’est pas possible de réaliser une marge sur les débours.
Enregistrer l’opération pour votre comptabilité
Conserver une copie des justificatifs et des factures est indispensable.
→ En cas de contrôle fiscal, ces pièces serviront à appuyer votre livre des recettes (obligatoire pour l’auto-entrepreneur), dans lequel doit figurer le terme « débours » à côté de la somme correspondante.
À la différence du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur, il n’y a pas de seuil maximum pour les frais de débours.
Le saviez-vous ? Certains outils en ligne proposent des services d’harmonisation dans la gestion de ces frais, notamment avec l’inscription au livre des achats depuis le compte bancaire. Un gain de temps considérable et non négligeable pour les tâches administratives du quotidien !
Témoignage d'Emmanuel Moulic, gérant de La neuvième abeille
« Depuis plusieurs années, je travaillais sur un logiciel de facturation en ligne, mais mis à part les évolutions légales, l'application stagnait et ne répondait plus à mes attentes, j'avais besoin de plus. Après quelques recherches vers une nouvelle solution, j'ai découvert Abby et ses outils de production (tâches, projets et suivi du temps) : je pouvais enfin réunir mon activité dans la même application. Abby intègre également la synchronisation bancaire : terminé le remplissage manuel et fastidieux des achats pour une comptabilité simplifiée ! En tant qu'entrepreneur individuel, j'utilise les frais de débours, fonction incluse nativement dans Abby. Ces frais sont des sommes avancées au nom du client et facturées sans marge au centime près. Maintenant que je suis sur Abby, je découvre de nombreuses intégrations fonctionnelles pour gérer facilement mon activité. ».
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